Клиенты (CRM)

Раздел «Компании и счета» — B2B-CRM заведения: покупатели-физлица и покупатели-организации в одной карточке, с реквизитами, документами и историей отношений. Он нужен там, где продажа не заканчивается чеком: B2B-заказы, счета и договоры, отсрочки и взаиморасчёты.

Где: Админ-панель → Заведение → «Компании и счета» (admin.cenaly.ru). Раздел доступен всем типам бизнеса — не только магазину — и включён по умолчанию.

Верхние вкладки — восемь: Компании и счета · Задачи · Документы · Печатные формы · Отчёты · Банк · Реквизиты продавца · 🔔 Уведомления. Справа от них — кнопка «Продажа»: мастер, который проводит сделку от коммерческого предложения к счёту и закрывающим документам.

Не путайте с разделом «Постоянные гости»: там телефонный справочник и узнавание гостя по номеру, здесь — полноценные карточки контрагентов.

Карточка клиента#

Тип карточки — физлицо или юрлицо; от типа и страны зависит набор реквизитов. Формат налоговых номеров проверяется, включая контрольные суммы, а повторный ввод существующего номера покажет ссылку «открыть существующего» вместо создания дубля.

В карточке:

• имя (для физлица — имя, фамилия, отчество) или юридическое название и юридический адрес;
• страна и страновые реквизиты, подписант (руководитель);
• банковские счета: банк, счёт/IBAN, БИК/SWIFT;
• контактные лица: имя, роль, телефон, email, Telegram, WhatsApp; можно отметить основной контакт и тот, на который отправлять документы;
• дата рождения, согласие на маркетинг, заметки, теги, статус.

Контакт добавляется и одной строкой: введите телефон, email, @telegram или ссылку wa.me — тип определится сам.

Для российских юрлиц реквизиты можно не набирать вручную: по ИНН карточка подтягивается из государственного реестра, а перед применением показывается, какие поля изменятся.

Заказы клиента#

Вкладка «Заказы» показывает плитки «Заказов», «Сумма покупок», «Последний заказ» и список заказов с датой, номером, суммой и статусом. Заказы попадают сюда автоматически по мере покупок клиента в вашем магазине. Из строки заказа можно сразу создать документ.

Документы, договоры и взаиморасчёты#

• Документы — первичка по этому клиенту: счета, акты, накладные и прочее. Набор типов документов, маска нумерации, режим НДС и сумма прописью берутся из странового профиля (Грузия, Россия, Казахстан, Великобритания, Австралия, Новая Зеландия, ОАЭ, Кипр, Греция, Испания, Португалия, Хорватия, Польша, Румыния, Турция и универсальный профиль). Готовый документ можно открыть, скачать PDF, отправить на email клиента или аннулировать с указанием причины. Реквизиты продавца в выписанном документе — снимок на момент выпуска: если вы потом поменяете счёт или подписанта в профиле, уже выписанные документы не перепишутся, и в карточке документа видны именно те реквизиты, с которыми он ушёл клиенту.

• Договоры — мастер из четырёх шагов: шаблон → стороны и подписанты → условия (отсрочка платежа, кредитный лимит, процент предоплаты и скидки, минимальный заказ, доставка, срок) → предпросмотр. Статусы: черновик, выпущен, подписан (можно приложить скан), расторгнут; действующие условия показываются плашкой в шапке карточки клиента.

• Взаиморасчёты — баланс, просроченная задолженность и самый старый срок, лента операций (отгрузка, оплата, возврат, кредит-нота, аванс), добавление оплаты и корректировок, разноска оплат по документам — кнопкой «по FIFO» или точно на нужный документ, с показом остатка по счёту и возможностью откатить.

• Повторяющиеся счета — подвкладка «Регулярные» в реестре документов: аренда, абонплата, обслуживание выставляются сами. Расписание — «каждый месяц N-го» (31-е в коротком месяце сдвигается на последний день) или «каждые N дней»; видно ближайшую дату, последний выпуск и причину, если выпуск встал на паузу. Профиль заводится кнопкой «Повторять…» прямо из выпущенного документа-образца — строки берутся из образца в момент каждого выпуска, поэтому поднять цену достаточно один раз. Один период = один счёт, повторный прогон дубля не создаст; можно и «выписать наступившее сейчас» вручную.

• Печатные формы — отдельная верхняя вкладка раздела (у реестра документов подвкладок ровно три: список, «Регулярные» и «Шаблоны писем»). Это макеты, по которым печатается PDF. Форма собирается из блоков (заголовок, текст, поля, стороны, таблица строк, итоги, подписи) с подстановкой значений документа — номера, сумм, реквизитов, суммы прописью; блок или отдельное поле можно показывать по условию. Есть готовые формы платформы — универсальная, счёт для стран с НДС, накладная, а для России ещё счёт на оплату, УПД и акт. При выпуске и аннулировании документ печатается по выбранной форме.

• Шаблоны писем — подвкладка реестра документов: список шаблонов и редактор, где плейсхолдеры (номер, сумма, срок оплаты, контрагент, продавец, таблица позиций) вставляются по курсору, а предпросмотр показывает результат на настоящем документе локации. Текст письма можно сгенерировать ИИ по короткому описанию — с опорой на базу знаний аккаунта, источники показываются чипами. В окне отправки документа выбирается отправитель (системный адрес или почтовый ящик локации — выбор запоминается), тема и шаблон.

Для локаций в Польше с подключённым расширением рядом со счётом есть панель отправки в KSeF — государственную систему электронных счетов-фактур: счёт уходит туда прямо из карточки, а обратно приходят статус, присвоенный номер и подтверждение UPO.

Для локаций в России есть ЭДО через Saby (СБИС) — расширение «Saby Docs» в магазине приложений, подключается по локациям. Реестр документов становится общим на оба направления: чипы «входящие / исходящие», бейджи «↓ Вх.» и «Saby», состояние обмена. Входящие документы вместе с PDF подтягиваются сами (проверка раз в несколько минут), контрагент по ИНН заводится автоматически; исходящий уходит кнопкой «Отправить в Saby». Подписание остаётся на стороне Saby — своего контура электронной подписи у нас нет.

Шаблоны и ИИ-заполнение документов — в разделе Документы.

Отчёты#

Вкладка «Отчёты» — сквозные по всей локации, а не по одному клиенту: старение дебиторки (корзины просрочки до 90+ дней), реестр оплат и реестр отгрузок. Каждый выгружается в CSV.

Реквизиты продавца#

Во вкладке «Реквизиты продавца» заводятся юрлица, от имени которых вы выставляете документы — их может быть несколько под одним аккаунтом, одно назначается основным. У каждого юрлица можно держать несколько банковских счетов, подписантов, адресов e-mail и телефонов: в каждом списке звёздочкой ★ отмечается запись по умолчанию, она и подставляется в документ, а остальные выбираются при выписке. У юрлица можно завести подразделения и склады: у каждого своё название, адрес и контакты, одно отмечается основным, а ненужное уходит в архив (удаления нет — на подразделение ссылаются уже выписанные документы). В окне продажи подразделение выбирается из списка, попадает в документ и печатается в PDF строкой «Подразделение/Склад» под реквизитами продавца; оно же переносится в повторяющиеся счета и в счёт по акцепту коммерческого предложения.

Автоматизация#

Внизу той же вкладки — блок «Автоматизация»: четыре тумблера, которые настраиваются на локацию, а не на юрлицо.

Банковские выписки#

Вкладка «Банк» принимает выписку по расчётному счёту так, как её выгружает ваш банк, — файлом. Формат распознаётся сам, по содержимому, а не по расширению: выгрузка для 1С, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, а также обычные CSV и Excel. Ничего заранее настраивать не нужно — просто перетащите файл.

После загрузки видно карточки счетов и таблицу операций выбранного месяца. Периоды можно грузить внахлёст (многие банки режут выгрузку на отрезки) — одна и та же операция дважды не появится. Каждая загрузка записывается в журнал импортов, и любую из них можно откатить целиком, если файл оказался не тем.

Если банк выгружает CSV или Excel со своими заголовками и колонки не опознались, откроется мастер разметки: покажите, где дата, сумма, назначение платежа и контрагент. Разметка запомнится для этого банка, а файл перезагружать не нужно — он уже загружен.

Дальше платежи можно разнести по контрагентам. Рядом с каждой операцией видно предложенное совпадение и насколько мы в нём уверены: контрагент ищется по номеру счёта в назначении платежа, по ИНН и сумме, по одному ИНН или по названию. Подтверждать можно по одной операции или сразу пачкой, а фильтр «неразнесённые» показывает, что осталось. Подтверждённый платёж попадает во взаиморасчёты контрагента и закрывает его долг. Сами по себе деньги никуда не проводятся: платежи разносит человек, система только предлагает.

Если совпадения нет вовсе — операцию можно привязать вручную: выберите контрагента из списка, и платёж встанет в его взаиморасчёты с пометкой «вручную», чтобы потом было видно, что это не автоподбор.

Активности и задачи#

Вкладка «Активность» — история работы с клиентом: заметки, звонки и задачи со сроком. Просроченные задачи подсвечиваются, а все открытые задачи по всем клиентам собраны в отдельном списке «Задачи» — это рабочий список менеджера на день. Переключатель рядом открывает историю изменений карточки: что и когда поменялось, кто автор правки и откуда она пришла.

Лента наполняется и сама: входящий звонок с телефона контактного лица ложится в карточку активностью (направление, длительность, краткое резюме, ссылка на запись), входящее письмо — активностью с темой и ссылкой «открыть в почте». Обратный путь тоже есть: из карточки звонка в разделе «Звонки» кнопка ведёт прямо в компанию, на её вкладку «Активность». Оба потока выключаются тумблерами «Звонок → активность контрагента» и «Письмо → активность контрагента» (вкладка «Реквизиты продавца», блок «Автоматизация»).

Открытые задачи CRM видны не только здесь: на общей доске задач смены (/tasks) сверху стоит блок «Компании и счета» — список только для чтения, каждая строка ведёт в карточку контрагента. Если источник недоступен, блок просто не показывается — доска смены от CRM не зависит.

У карточки есть ответственный менеджер (выбирается из ваших сотрудников) — по нему фильтруется список: «Мои» и «без ответственного». Под профилем — блок «Файлы»: договоры, спецификации, сканы можно приложить к самой карточке.

ИИ-разбор заявки#

Кнопка «🤖 Разобрать заявку» превращает письмо, стенограмму звонка или PDF в готовый черновик продажи. Вставляете текст — платформа показывает предпросмотр разбора: какой клиент узнан, какие строки подобраны из вашего каталога (с оценкой уверенности по каждой), что распознать не удалось. Вы проверяете и нажимаете «Создать черновик».

Что важно:

• ИИ работает только по вашим данным — каталогу точки и карточкам клиентов; выдумать несуществующий товар он не может, всё нераспознанное честно уходит в отдельный список;
• цену, налог и скидку ИИ не назначает — они берутся из каталога, коммерческих условий клиента и странового профиля;
• клиент узнаётся в первую очередь по налоговому номеру, e-mail или телефону, и только потом по названию;
• итог — всегда черновик плюс задача менеджеру: выставить документ этим путём нельзя. Если карточки клиента ещё не было, она создаётся с пометкой «из ИИ-разбора».

Напоминания и дюннинг#

Вкладка «Уведомления» включает автоматические напоминания по локации: ежедневный дайджест, напоминания вам о просроченных счетах, письма клиенту с постепенным усилением тона, предупреждения об истечении коммерческих предложений и договоров — у каждого сценария свои параметры (час отправки, стадии, за сколько дней). Кнопка «Проверить сейчас» прогоняет то же самое немедленно, а список «Ближайшие напоминания» показывает, что уйдёт, — любой пункт можно отложить.

Список, поиск и массовые действия#

Поиск идёт по имени, налоговому номеру, телефону и email. Фильтры — по типу (физлица/юрлица), статусу (активные, заблокированные, в архиве), тегам и ответственному менеджеру («Мои» и «Без ответственного» — со счётчиком, чтобы ничей клиент не потерялся). Шестерёнка «Вид страницы» настраивает набор колонок, плотность таблицы и вкладку, которая открывается первой.

Выделив несколько карточек, можно отправить их в архив, проставить тег или снять тег сразу всем. Архивная карточка сохраняется (на неё могут ссылаться документы), но исчезает из активного списка.

Импорт, экспорт и дубли#

• Импорт — списком, по клиенту на строку: тип;название;страна;налоговый номер;телефон;email. В отчёте видно, сколько создано, сколько уже было и где ошибка.
• Экспорт CSV — текущая выборка целиком, с учётом поиска и фильтров и по всем страницам списка.
• Объединение дублей: текущая карточка остаётся, выбранная архивируется, её контакты и идентичности переносятся. Объединяются только карточки одного типа.

Связанные разделы#

• Постоянные гости — узнавание гостя и история заказов по телефону
• Документы — шаблоны договоров и актов, ИИ-заполнение
• Коммерция — партнёрская программа со ссылкой на карточку клиента
• Заказы — общий список заказов
• Финансы — деньги и отчёты

Частые вопросы#

Чем это отличается от «Постоянных гостей»? «Постоянные гости» — быстрый справочник по телефону и бейдж повторного визита. «Клиенты» — карточка с реквизитами, документами и взаиморасчётами, для B2B и продаж с бумагами.

Появится ли клиент сам после заказа на витрине? Да. После оформления заказа платформа сама находит подходящую карточку по налоговому номеру, телефону или email — а если такой нет, создаёт её из данных заказа и дозаполняет пустые поля, не затирая то, что вы уже вписали руками. Дублей это не плодит: повторный заказ того же покупателя приземляется в ту же карточку. Заводить карточки вручную или импортом тоже можно.

Может ли раздел открыть сотрудник, а не владелец аккаунта? Пока нет: раздел работает только под учётной записью владельца аккаунта. Сотрудник с собственным логином (и владелец, переключившийся в чужой аккаунт) получит отказ — доступ по ролям для этого раздела в работе.

Можно ли заблокировать покупателя? У карточки есть статус «Заблокирован», а для запрета заказов на витрине работает блок-лист в настройках заказов — см. Интернет-магазин.