Документы: шаблоны и ИИ-заполнение

Раздел «Документы» — конструктор кадровых, договорных и складских документов: приказы, трудовые договоры, договоры поставки, доверенности и другие бумаги, которые заведению регулярно приходится оформлять. Откройте Админ-панель → Документы (admin.cenaly.ru/documents).

Раздел состоит из трёх вкладок: «Файлы», «Шаблоны» и «Документы»; по умолчанию открыта вкладка «Файлы». Раздел включён по умолчанию и виден в боковом меню сразу — если он вам не нужен, его можно убрать из панели карточкой «Документы» в Магазине приложений (тем же тумблером он потом и возвращается).

Документы ведутся в разрезе выбранной локации. Раздел открыт владельцу и тем сотрудникам, чья должность включает «Документы»: в готовых пресетах это бухгалтер, закупщик, кладовщик, кадровик (HR) и менеджер по продажам — любой другой должности раздел добавляется в конструкторе ролей. Остальные сотрудники видят адресованные им бумаги в своём кабинете, в «Моих документах».

Файлы: тексты, таблицы и загруженное#

Вкладка «Файлы» — рабочие файлы заведения, которые не рождаются из шаблона: заметки, расчёты, прайсы, сканы. Три вида:

• Текстовый документ — редактор с заголовками, списками, таблицами, картинками и ссылками, слэш-меню по /, поиском и заменой и ИИ-помощником. Тот же редактор, что у статей сайта.
• Таблица — полноценная электронная таблица: формулы Excel, форматирование, объединение и закрепление ячеек, сортировка и фильтры, проверка данных, условное форматирование, заметки, несколько листов, отмена и повтор. Копирование из Excel и обратно работает. Кнопка ⤢ разворачивает таблицу на всю страницу браузера, возврат — той же кнопкой или клавишей Esc.
• Загруженный файл — PDF, картинки, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD до 25 МБ. PDF, картинки и текст открываются прямо в разделе, офисные форматы скачиваются.

Создать файл можно кнопкой «Создать» (текст / таблица / загрузить), перетащив файл в панель или через «Импорт XLSX/CSV» — импортированный файл превращается в редактируемую таблицу со значениями, формулами, объединениями и размерами (оформление при этом не переносится). Таблицу можно выгрузить обратно в XLSX или CSV.

Файлы раскладываются по своим папкам, у строки есть действия: открыть, скачать, переименовать, дублировать, переместить, удалить.

Правки сохраняются сами — через полторы-две секунды после того, как вы перестали печатать, и при закрытии; статус видно надписью «Сохранено 14:32 / Сохранение… / Не сохранено». Если файл в это же время правит коллега, вместо тихой перезаписи вы получите предупреждение и предложение перечитать свежую версию.

Поиск по всему разделу#

Поле поиска над вкладками ищет сразу везде: по шаблонам (название, тип, подписи полей и текст), по готовым документам (номер, имя шаблона, подставленные значения, имена вложений) и по файлам — включая текст документов и значения ячеек таблиц; загруженные PDF и офисные файлы находятся по названию.

Нужно, чтобы встретились все слова запроса — регистр и «ё/е» роли не играют, совпадение в названии весит больше. В выдаче видно вид записи, номер, путь папки и фрагмент с подсветкой; клик открывает нужный редактор на нужной вкладке.

Шаблоны: свои и из каталога#

На вкладке «Шаблоны» доступны:

• Ваши собственные шаблоны — создаются с нуля, с произвольными полями-плейсхолдерами ({{имя_поля}}) внутри текста. У шаблона задаются название, категория (кадры / клиенты / поставщики / прочее), язык, тип документа и серия нумерации по умолчанию, а у каждого поля — подпись, тип (текст, многострочный текст, число, дата, деньги, список вариантов), обязательность и подсказка.
• Глобальный каталог — 338 готовых типовых шаблонов по 32 странам (кадровые приказы, трудовой договор, договор поставки, договор оказания услуг, доверенность на получение товара и т.п.), сгруппированных по категориям — кадры, поставщики, клиенты. Сверху показываются универсальные шаблоны, затем — шаблоны страны вашей локации, остальные страны спрятаны в аккордеон.

Шаблон из каталога можно подключить двумя способами:

Выбирайте «Копию», если планируете дорабатывать формулировки под себя, и «Связанный», если хотите всегда иметь актуальную типовую версию. Связанный шаблон в любой момент превращается в копию кнопкой «Сделать копию».

Тот же каталог целиком открыт на сайте, без регистрации — раздел «Шаблоны документов»: текст любого шаблона можно прочитать заранее, переключить в нём опциональные разделы (испытательный срок, премия, форма оплаты) и посмотреть, какие поля система заполняет сама из карточек компании, сотрудника и контрагента. Удобно, чтобы выбрать нужную бумагу до того, как заводить аккаунт, или отправить ссылку коллеге.

Поля платформы#

Часть полей заполнять руками не нужно: кнопка «Вставить поле платформы» кладёт в текст плейсхолдер, который подтягивает данные из аккаунта. Таких полей 45 в шести группах: компания (реквизиты, банк, директор), локация, сотрудник (ФИО, должность, дата приёма, ставка, паспортные данные и др.), контрагент, сам документ (номер, дата, название) и служебные (сегодняшняя дата, имя пользователя). Если вы дописали в текст новые {{плейсхолдеры}} руками, кнопка «Обновить поля из текста» добавит их в таблицу полей.

Папки и нумерация#

Шаблоны и документы раскладываются по папкам — это два независимых дерева с хлебными крошками, переименованием и перемещением (при поиске список становится плоским, с указанием пути). Для номеров документов настраиваются серии нумерации: шаблон номера (по умолчанию DOC-{YYYY}-{NNNN}), годовой сброс счётчика и предпросмотр следующего номера.

Для кадровых документов учитываются сроки хранения по нормам страны: при попытке удалить такой документ раньше срока раздел предупредит об этом (сам ничего не удаляет).

Создание рабочего документа#

Из шаблона создаётся рабочий документ (конкретный приказ на конкретного сотрудника, конкретный договор с конкретным поставщиком и т.п.) — вкладка «Документы». У каждого рабочего документа свой набор значений для полей шаблона, независимый от других документов, созданных из того же шаблона.

Мастер «Новый документ» проходит в два шага: сначала выбирается шаблон, затем — контекст: сотрудник и/или контрагент из вашей базы. Сразу видно, что подставится автоматически и каких полей не хватает, — типовая бумага оформляется вообще без ИИ. Остальные поля заполняются вручную прямо в форме, кнопкой «Заполнить из системы» или с помощью ИИ (см. ниже). Если данные в аккаунте изменились, кнопка «Обновить из платформы» покажет диалог «было → станет»; связь поля с платформой можно разорвать («Править вручную»).

В самом документе тот же выбор живёт блоком «Объекты документа» — три карточки-источника: наша компания (если у точки несколько юрлиц, выбирается нужное — оно же встанет в шапку бланка), сотрудник и контрагент (ищется по базе). Смените карточку — реквизиты в полях сразу подтянутся из новой, а реквизиты прежней уйдут: в готовой бумаге чужие реквизиты глазом не отличить от правильных, а пустое место в превью подсвечено. То, что вы вписали руками, не трогается никогда. Рядом с каждой карточкой — ссылка «открыть карточку», чтобы поправить данные в источнике.

Адрес страницы всегда показывает, где вы находитесь: открытый документ или редактор шаблона попадают в ссылку, поэтому F5 возвращает туда же, «назад» закрывает документ, а ссылкой можно поделиться с коллегой.

Пачкой на группу сотрудников#

Одну и ту же бумагу на весь коллектив не нужно создавать по одной: массовая генерация делает до 200 документов за раз. Выбираете шаблон, отбираете сотрудников (фильтр по роли, режим «только тем, у кого ещё нет»), смотрите предпросмотр — и указываете, сразу ли финализировать документы и запросить ли ознакомление.

Документы можно открывать не только из раздела: ссылки на них ведут из карточки сотрудника, карточки контрагента и из «Моих документов» в кабинете сотрудника.

ИИ-заполнение полей#

У рабочего документа есть два способа быстро заполнить поля с помощью ИИ:

1. Чат — опишите ситуацию в свободной форме (например, «оформи приказ о приёме на работу официанта Ивановой с 1 августа, оклад 45000») — ИИ распознает нужные значения и подставит их в поля шаблона.
2. Фото — сфотографируйте уже заполненный бумажный бланк или паспорт/документ, откуда нужно перенести данные — ИИ распознает текст на фото и заполнит соответствующие поля.

ИИ не выдумывает значения, которых нет в вашем описании или на фото — незаполненные поля остаются пустыми и подсвечиваются в превью, а поля, заполненные ИИ, помечаются отдельно, чтобы вы могли их проверить перед печатью. По итогу заполнения показывается сводка «заполнено N полей, не хватает M». Известные системе факты о выбранном сотруднике ИИ получает как контекст, так что дублировать их в описании не нужно.

ИИ-заполнение работает не во всех облаках: в российском контуре оно отключено — там поля заполняются вручную и кнопкой «Заполнить из системы».

Черновик, финал и номер#

У рабочего документа два состояния:

• Черновик — можно править любые поля, номер ещё не присвоен;
• Финал — документ получает номер из серии нумерации и дату выдачи, форма блокируется, а на сервере отрисовывается итоговый PDF.

Вернуть документ в черновик можно кнопкой «Вернуть в черновик» — выданный номер при этом остаётся за документом и повторно не выдаётся.

Каждое действие с документом записывается в журнал событий карточки: создан, отредактирован, финализирован, присвоен номер, отрисован PDF, отправлен на ознакомление, отправлено напоминание, заполнен ИИ, создан пачкой.

Превью, печать и PDF#

Справа от формы — живое A4-превью документа: значения подставляются в текст шаблона по мере заполнения полей, а незаполненные {{плейсхолдеры}} подсвечиваются, чтобы их не пропустить.

Готовый документ можно:

• распечатать прямо из браузера;
• скачать PDF — его собирает сервер, со встроенными шрифтами для латиницы, кириллицы, греческого и грузинского. Каждая новая отрисовка сохраняется отдельной версией, прошлые не затираются; ссылка на скачивание одноразовая и живёт 15 минут.

Оформление бланка. Текст шаблона понимает простую разметку (заголовки, списки, жирный, таблицы), а сам лист печатается на фирменном бланке — с логотипом и реквизитами точки. Шапка настраивается в редакторе шаблона, и превью на экране совпадает с тем, что уйдёт в PDF.

Вложения и отправка#

К рабочему документу можно приложить файлы — скан подписанного экземпляра, приложение, фотографию. Вложение при желании отдаётся ИИ-помощнику как контекст при заполнении полей.

Готовый документ отправляется адресату прямо из карточки — письмом (PDF во вложении) или в рабочий чат. Адресат подставляется из контекста документа: сотрудник или контрагент. Все отправки видны в истории документа, а текст письма приходит на языке вашего интерфейса (языке отправителя) — поддерживаются все 45 языков платформы.

Ознакомление сотрудника#

Финальный документ, привязанный к сотруднику, можно отправить на ознакомление: сотрудник увидит его в кабинете, в «Моих документах», и подтвердит или отклонит. Статус виден в карточке документа (ждёт ознакомления / ознакомлен / отклонено), при необходимости ознакомление сбрасывается и запрашивается заново.

Подтверждение фиксируется доказательной базой — кто, когда, с какого IP и устройства, плюс контрольная сумма текста документа — и печатается штампом на последней странице PDF. Это простое подтверждение факта ознакомления, а не квалифицированная электронная подпись и не КЭДО.

Сроки действия и напоминания#

У документа можно указать период действия — «действует с» и «действует до». Раздел сам следит за сроками:

• пороги напоминаний — до пяти значений, по умолчанию за 30, 7 и 1 день до конца;
• фильтры «истекает» и «просрочено» в списке документов и сводка по локации;
• ежедневная проверка на сервере с уведомлением в рабочий чат; кнопка «Проверить сроки сейчас» запускает её вручную.

Так не теряются медкнижки, сроки договоров и доверенностей.

Связанные разделы#

• Сотрудники и смены — кадровые данные, которые пригодятся при заполнении приказов и договоров
• Контрагенты — карточки поставщиков и клиентов, откуда подставляются реквизиты второй стороны
• Склад — поставщики, с которыми оформляются договоры поставки
• Магазин приложений — модули и расширения аккаунта

Частые вопросы#

Чем отличается «связанный» шаблон от «копии»?#

Связанный шаблон нельзя редактировать напрямую, но он автоматически получает обновления из каталога. Копия полностью ваша и редактируемая, но обновления каталога на неё не распространяются.

ИИ может придумать данные, которых нет на фото?#

Нет — заполнение построено так, чтобы не подставлять значения, отсутствующие в вашем описании или на фото. Такие поля остаются пустыми для ручного заполнения.

Можно создать несколько документов из одного шаблона?#

Да, из одного шаблона можно создавать сколько угодно независимых рабочих документов — например, приказ о приёме на работу для каждого нового сотрудника.

Как получить документ на бумаге?#

Откройте рабочий документ и используйте кнопку печати — откроется стандартный диалог печати браузера с A4-версией документа.