Склад

Раздел Склад ведёт остатки ингредиентов и товаров. Главная идея: вы один раз описываете состав блюд (тех-карты), и дальше компоненты списываются автоматически при выполнении заказа — остатки всегда актуальны без ручного учёта.

Открыть: Админ-панель → Склад. Вкладки: Остатки, Закупки, Прогноз, Потери, Документы, Поставщики (для российских заведений добавляются Маркировка, Входящие ВСД для работы с «Меркурием» и ЕГАИС).

У локации может быть несколько складов — например, основной, бар и кухня; переключатель складов стоит вверху страницы. Один из них помечается как склад продаж: именно с него списываются проданные блюда.

Остатки#

• Товар = ингредиент или позиция учёта: название, единица измерения, текущий остаток.
• Себестоимость считается сама — скользящая средняя по приходам; в подсказке видна и цена последней закупки. Над таблицей — плашка «Стоимость склада»: сколько денег лежит на полках прямо сейчас.
• Минимальный остаток — при падении ниже уровня строка подсвечивается: пора закупать. Владелец получает push-уведомление о низких остатках.
• Штрихкоды — у товара их может быть несколько; карточка находится сканером. По каждой позиции доступна история движений: откуда пришло и куда ушло.
• Остаток может уйти в минус — продажи это не блокирует, строка просто краснеет, а ближайший приход «прощает долг».
• Товар можно архивировать — он скроется из списка, но останется в истории документов.

Тех-карты: автосписание по заказам#

В карточке блюда (раздел «Меню») задаётся состав — какие товары и в каком количестве уходят на порцию. Когда заказ выполняется:

• списываются компоненты всех позиций заказа по их тех-картам;
• для комбо-наборов списание раскрывает состав каждого блюда внутри комбо;
• движения видны во вкладке Документы.

Чтобы быстро связать товары с блюдами, есть AI-подсказки: система анализирует меню и предлагает, в каких блюдах используется товар, — остаётся подтвердить.

Полуфабрикаты#

Для заготовок (соусы, тесто, бульоны) товару задаётся собственная рецептура. Кнопка «Выпуск» создаёт производственный документ: полуфабрикат приходуется, его компоненты списываются. В тех-картах блюд полуфабрикат используется как обычный товар.

Приход товара#

Два способа оформить приход:

1. Вручную — кнопка «Приход»: выберите товары, количества, цены и поставщика. Новый товар можно завести прямо в строке документа, не выходя из прихода.
2. По фото накладной — сфотографируйте накладную: AI распознаёт позиции, количества и цены и сопоставляет их с вашими товарами. Спорные строки система не угадывает молча, а выносит на ваше подтверждение с вариантами; новые товары и нового поставщика можно создать прямо из распознанной накладной.

Есть и третий, отдельный сценарий — закупка у физлица: закупочный акт с данными продавца, выплата из открытой кассовой смены или позже, PDF-акт на печать. Включается отдельно.

Каждый приход сохраняется документом с привязкой к поставщику — закупки попадают в Финансы (food cost, валовая прибыль).

Контроль закупочных цен при приёмке#

При приёмке каждая строка сравнивается с медианой цены этого товара за последние 30 и 90 дней. Если цена заметно выше, рядом со строкой загорается бейдж «+N % к медиане» — кладовщик видит подорожание в момент приёмки, а не через месяц в отчёте.

Несколько важных деталей:

• единица выборки — накладная, а не строка: поставщик, разбивший поставку на пять строк, не сдвигает медиану впятеро сильнее честного;
• меньше трёх поставок — не выборка, бейджа не будет;
• подтверждённое кладовщиком расхождение попадает в журнал поставщика — по контрагенту видна история сдвигов цены, а на вкладке «Поставщики» появляется отметка;
• та же медиана питает правило рисков «скачок закупочной цены» — владелец увидит его в блоке «Кассовые риски», см. Контроль потерь. Числа у кладовщика и у владельца совпадают, потому что считаются один раз и на сервере.

Поставщики#

Вкладка Поставщики — мини-CRM по контрагентам, а не просто справочник реквизитов:

• реквизиты и контакты — юридическое название, ИНН, банк и счёт, адрес; контактных лиц может быть несколько, у каждого своя роль и канал связи, один — основной;
• условия поставки — минимальная сумма заказа, срок поставки, время отсечки заявки, отсрочка платежа, дни доставки. Из них система считает ожидаемую дату прихода при формировании заказа;
• таймлайн — заметки менеджера и автоматические события: заказы, приёмки, зафиксированные подорожания;
• прайс поставщика — каталог с ценами из одного из четырёх источников: файл (xlsx, xls, docx, pdf или фото прайса), ссылка на интернет-магазин, каталог другого заведения Cenaly (если оно включило у себя режим «Магазин поставщика» — см. Маркет) и ручное добавление позиций. Каталог показывает diff «что подорожало с прошлого раза», хранит историю цен и позволяет заказать прямо из него, а также повторить последний заказ.

Поставщик выбирается при оформлении прихода, поэтому по каждому контрагенту видна история закупок. Архивированный поставщик скрывается из списка, но остаётся в документах.

Закупки#

Вкладка Закупки замыкает цикл «остаток упал — заказали — приняли»: вы один раз настраиваете параметры на каждом товаре, а система сама следит, что пора заказывать.

Параметры на товаре#

В редакторе товара (раздел «Закупки») задаются три поля:

• Точка заказа — минимальный остаток, при достижении которого товар попадает в список «Нужно заказать».
• Целевой остаток — до какого уровня нужно добрать при заказе. Рекомендованный объём рассчитывается автоматически как разница между целевым остатком и текущим.
• Поставщик по умолчанию — система сгруппирует товары по поставщикам при формировании заказа.

Раздел «Нужно заказать»#

Если хотя бы один товар опустился ниже точки заказа, на вкладке «Закупки» появляется бейдж со счётчиком. На вкладке «Остатки» одновременно показывается баннер-предупреждение с переходом в закупки.

В разделе «Нужно заказать» товары сгруппированы по поставщикам. Для каждой строки виден текущий остаток, точка заказа и рекомендованный объём. Объём можно скорректировать, позиции — снять галочкой. Кнопка «Создать заказ» формирует заказ поставщику по выбранной группе, а кнопка ⚡ «Сформировать заказы» в шапке блока — сразу по всем группам.

Уведомления#

Блок «Уведомления» вверху вкладки решает, как вы узнаёте, что пора закупать:

• Push при низком остатке — уведомление владельцу на телефон (то же приложение, что показывает заказы).
• Email-дайджест «что заказать» — ежедневное письмо со списком позиций ниже точки заказа. Канал включается отдельно, адрес задаётся в поле «Email для дайджеста»; пусто — письмо уйдёт на почту владельца.
• Порог алёрта подорожания — на сколько процентов должен подорожать прайс поставщика при повторном импорте, чтобы система предупредила. Считается по всей корзине поставщика, по умолчанию — 10 %.
• Авто-отправка заказа поставщику по email — раз в сутки система сама формирует заказ по позициям, которые опустились ниже точки заказа, и отправляет его письмом поставщику. В заказ попадают только товары с заполненным полем «Предпочтительный поставщик», и только те, по которым ещё нет открытого заказа — повторных писем поставщик не получит. Заказ появляется в разделе «Заказы поставщикам» уже со статусом «Отправлен» (в примечании — пометка auto-order), принимается обычной приёмкой, а в карточке поставщика остаётся событие об отправке. Если у поставщика не указан e-mail, заказ по нему не формируется.

Отправка заказа поставщику#

Созданный заказ попадает в раздел «Заказы поставщикам» со статусом «Черновик». Кнопка «Отправить» открывает модалку с текстом заказа — его можно отредактировать, а затем отправить через:

• WhatsApp — открывается чат с номером поставщика;
• Email — открывается почтовый клиент с заполненным письмом;
• Telegram — открывается чат с аккаунтом поставщика;
• копию текста — отправить любым другим способом;
• «Отправить в Cenaly» — если поставщик тоже работает на платформе, заказ уходит ему внутрь системы, без мессенджеров.

После отправки статус меняется на «Отправлен». Если отправили вне системы, можно нажать «Отправлен» вручную. Дальше заказ проходит статусы «Подтверждён» → «Частично принят» → «Принят»; просроченные по ожидаемой дате подсвечиваются.

Приёмка заказа#

Кнопка «Принять» открывает стандартную форму прихода с предзаполненными товарами и количествами из заказа. Фактические количества и цены можно поправить — обновится и каталог поставщика. Привезли не всё? Примите часть и позже нажмите «Принять ещё» на остаток. После полной приёмки статус заказа становится «Принят». Заказ можно отменить — статус изменится на «Отменён».

Расширенные складские операции#

Все ручные операции со складом доступны через меню «+ Операции» в правом верхнем углу страницы.

Списание#

«Операции» → «Списание» — ручное уменьшение остатков. Можно указать несколько товаров за одну операцию. Причина списания обязательна:

Возврат поставщику#

«Операции» → «Возврат поставщику» — оформляет возврат ранее принятого товара. Выберите поставщика, укажите товары и количества. Остатки уменьшаются, документ сохраняется с привязкой к контрагенту.

Перемещение между локациями#

«Операции» → «Перемещение» — передача товара на другой склад: и между складами одной точки (с кухни в бар), и между локациями. Выберите получателя, добавьте строки с товарами и количествами. Система автоматически создаёт пару документов: расход у отправителя и приход у получателя.

Инвентаризация#

«Операции» → «Инвентаризация» — пересчёт остатков мастером из трёх шагов:

1. Охват — что считаем: весь склад, только товары на продажу или только сырьё. Незавершённую ведомость можно продолжить позже.
2. Ввод факта — по каждой позиции видно, сколько ожидалось, вводится фактическое количество и сразу показывается отклонение. Поиск по названию, штрихкоду и PLU, черновик сохраняется сам — можно считать в несколько заходов.
3. Ведомость отклонений — итог: излишки и недостачи, отсортированные по деньгам, а не по алфавиту.

Кнопка «Провести» (доступна владельцу и менеджеру) фиксирует один корректирующий документ и выравнивает остатки.

Переоценка и этикетки#

«Операции» → «Переоценка» пересчитывает розничные цены от закупочной по заданной наценке с округлением; можно включить автоматическую переоценку прямо при приёмке. «Печать этикеток» выводит ценники и складские этикетки — листом на принтере или на термопринтер через мост оборудования.

Потери: куда делась разница#

Вкладка «Потери» отвечает на вопрос, который не виден ни в продажах, ни в приходах: между двумя инвентаризациями со склада ушло больше, чем продано. Расход за цикл раскладывается на три части:

Именно третья строка — это потери: неточная тех-карта, порции «на глаз», непроведённая порча или воровство. Разбирать её нужно с первых двух: без них не отличить «съели больше нормы» от «списали в порчу».

Честная оговорка: ручная корректировка остатка внутри цикла хранит абсолютное значение, а не дельту, поэтому часть «необъяснённого» на самом деле объяснена рукой оператора — такие документы считаются отдельно и показываются рядом.

Превышение потерь над теоретическим расходом больше чем на заданный процент поднимает правило «расход выше нормы» — см. Контроль потерь.

Прогноз спроса и план заготовок#

Вкладка «Прогноз» превращает историю продаж в план на завтра: сколько блюд разойдётся в этот день недели, что из этого надо заготовить (с разворотом тех-карт и сроком «к какому часу»), что заказать поставщику и что рискует закончиться до конца дня.

Подробно — Прогноз спроса.

Весовой товар и этикетки#

Весовой товар. Товар может измеряться в килограммах/литрах, а не в штуках: остатки, тех-карты и списания ведутся в этих же единицах. Если к кассе через мост оборудования подключены весы, вес подставляется автоматически — и на приёмке, и при продаже блюда с ценой за вес (столовая, кулинария). Настройка цены за вес — в карточке блюда, см. Касса (POS).

Этикетки на полку. Для товаров печатаются складские этикетки со штрихкодом, названием, ценой и датой годности: если у товара задан срок хранения в днях, дата истечения считается как дата печати плюс срок. Это не то же самое, что стикеры на заказ, — те печатает кухня, см. Печать на кухне и в зале.

Партионного учёта и FEFO пока нет: система знает срок хранения товара и печатает по нему этикетку, но не ведёт отдельные партии с разными датами.

Маркировка «Честный ЗНАК» (Россия)#

Для российских заведений на складе есть вкладка «Маркировка» — работа с кодами «Честного ЗНАКа» по всем 15 маркируемым категориям. На вкладке пять разделов:

• Приёмка — принять коды сканером или загрузить электронную накладную УПД в XML: система разберёт её, сопоставит позиции поставщика с вашей номенклатурой (сопоставление запоминается — второй раз подтверждать не нужно) и оприходует коды. Код, которого нет в накладной, честно помечается расхождением, а не проходит молча.
• Кеги — постановка кеги на кран по её коду, списание объёма по проливу и снятие с указанием причины (пустая, списание, возврат). В кассовый чек код кеги не подставляется: иначе первый же бокал вывел бы из оборота всю кегу.
• Коды — реестр всех кодов: статус, документы прихода и расхода, срок годности, результат справочной проверки в системе маркировки.
• Задачи — что ещё нужно передать в «Честный ЗНАК», с выгрузкой документа для подачи в личном кабинете и закрытием задачи по номеру квитанции. Число открытых задач видно бейджем прямо на кнопке раздела.
• Журнал — лента всех проверок, выгрузок и подач.

Выбытие кодов заводится не только вручную: продажа зеркалится из кассового чека (и переживает офлайн — уйдёт, когда связь вернётся), а списание маркированного сырья в блюдо считается по тех-карте. Вскрытая упаковка учитывается дробью и добивается до конца, прежде чем вскрывается следующая.

Вкладку можно выключить карточкой «Честный ЗНАК» в магазине расширений, но по умолчанию она включена: маркировка — обязанность по закону, а не дополнительная опция.

Алкоголь ведётся на соседней вкладке «ЕГАИС»: приёмка товарно-транспортных накладных, списания и остатки по данным вашего УТМ — модуль подключается как обычное устройство в мосте оборудования.

Что нужно для запуска#

• Раздел «Склад» — включён по умолчанию; при 30 и более товарах система сама предложит его завести.
• Карточки ингредиентов и товаров с единицами измерения и фасовкой.
• Тех-карты у блюд — без них автосписание при продаже работать не будет.
• Закупочные цены — иначе не посчитаются себестоимость, фудкост и меню-инжиниринг.
• Права: проведение инвентаризации доступно владельцу и управляющему.
• Мост и принтер этикеток — для этикеток заготовок и ценников.

Ограничения#

• Аналитика склада работает на контуре AWS. На российском бренде функции на аналитических базах недоступны — паритет открыт задачей.
• Минусовые остатки допускаются намеренно: приход «прощает» уход в минус, а не блокирует продажу.
• Партионного учёта и FEFO в остатках нет. FEFO живёт только в маркировке (какую вскрытую упаковку добить) и на количество не влияет.
• Автоконверсий единиц нет — граммы и килограммы описываются фасовкой карточки, а не пересчитываются на лету.
• Тех-карты вариантов и добавок не учитываются: списывается состав базового блюда.
• Мобильной инвентаризации со сканером в телефоне нет.
• Автозаказ поставщику по минимальному остатку не сделан — прогноз потребности есть, автоматического заказа нет.
• Email-дайджест закупок не отправляется, оповещения приходят в чат и пуш.
• ЕГАИС и «Честный ЗНАК» — российская специфика: вкладки появляются только у точек со страной «Россия»; живой обмен с ГИС МТ по API не подключён (подача полуручная), а тестовый контур ФСРАР по ЕГАИС не пройден. ВетИС (Меркурий) работает на моках — ключ доступа к API не получен.

Устранение неполадок#

Остаток не списался после продажи. У блюда нет тех-карты либо продан вариант/добавка — их состав в списание не входит.

Остаток ушёл в минус. Так и задумано: система не блокирует продажу, минус закроется ближайшим приходом.

Себестоимость пустая. Не проставлены закупочные цены ингредиентов — без них не построятся ни фудкост, ни матрица меню-инжиниринга.

Не вижу вкладок маркировки или алкоголя. Они появляются только при российской локации точки.

Инвентаризацию не даёт провести. Проведение доступно владельцу и управляющему, остальным ролям — только просмотр.

Не приходит письмо о закупках. Почтового дайджеста здесь нет — оповещения о дефиците и сроках уходят в рабочий чат и пуш.

Связанные разделы#

• Прогноз спроса — план заготовок, черновик закупки и риск «закончится к 19:00»
• Контроль потерь — правила «расход выше нормы» и «скачок закупочной цены»
• Меню-инжиниринг — что делать с блюдом, когда известна его себестоимость
• Финансы — закупки, food cost и валовая прибыль
• Заказы — выполнение заказа запускает списание
• QR-меню — блюда и комбо-наборы, к которым привязаны тех-карты
• Мультилокация — несколько точек: остатки, документы и перемещения ведутся по каждой локации отдельно
• Магазин — остаток товара виден покупателю на витрине: «осталось мало» или точное число

Частые вопросы#

Обязательно ли вести тех-карты для всех блюд?#

Нет. Начните с самых ходовых позиций — остальные добавляйте постепенно. Блюда без тех-карт просто не списывают остатки.

Что происходит при отмене заказа?#

Списание привязано к выполнению заказа: отменённые заказы остатки не трогают.

Накладные на каких языках распознаются?#

AI справляется с типовыми накладными на основных языках региона (грузинский, русский, английский и др.). После распознавания вы всегда проверяете результат перед подтверждением.

Можно ли вести склад на несколько локаций?#

Да, остатки и документы ведутся по каждой локации отдельно — выберите локацию вверху страницы.

Как отправить заказ поставщику, у которого нет WhatsApp или Telegram?#

Заполните email в карточке поставщика — кнопка Email будет доступна в модалке отправки. Текст заказа также можно скопировать и отправить любым удобным способом.

Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?#

Да. На первом шаге мастера выбирается охват — весь склад, только товары на продажу или только сырьё; внутри есть поиск по названию, штрихкоду и PLU. Строки, которые вы оставите пустыми, не изменят остаток: сохраняются только введённые значения. Незаконченную ведомость можно продолжить позже — черновик сохраняется сам.