Доска задач смены

Доска задач смены — общий для персонала список недоделок и напоминаний, который помогает передавать информацию между сменами: то, что не успела закрыть одна смена, сразу видно следующей. Откройте Админ-панель → Задачи (admin.cenaly.ru/tasks) или воспользуйтесь пунктом «Задачи смены» прямо в меню кассы.

Доска общая на локацию — одна для всех сотрудников этой точки.

Задачи смены и задачи CRM на этой доске не смешиваются. Если у вас включён раздел «Контрагенты» и по компаниям есть открытые задачи, над доской появляется отдельный блок «Компании и счета — сегодня». Это только проекция: строки нельзя отредактировать или закрыть отсюда — каждая ведёт прямо в карточку контрагента. Нет открытых задач или раздел выключен — блока просто нет.

Та же доска целиком открывается и в рабочем чате — пунктом «Задачи» в списке каналов. Это не урезанная копия, а тот же экран: все три вида, редактор задачи, шаблоны чек-листов. Рядом с пунктом — жёлтый счётчик «мои задачи, требующие действия сейчас»: просроченные и с сегодняшним сроком. Он специально другого цвета, чем счётчик непрочитанных сообщений.

Из переписки задача заводится в одно движение: у сообщения коллеги есть действие «задача» — открывается форма с уже подставленным текстом, а в готовой задаче остаётся отметка «из чата», по которой возвращаешься в исходный разговор. И наоборот: в редакторе задачи кнопка «Обсудить в чате» открывает канал точки с уже набранным сообщением — отправить его вы решаете сами. Назначенная задача, снятая блокировка и новый чек-лист приходят сотруднику карточкой в чат со ссылкой прямо на задачу.

Список задач#

Основной вид — список в стиле Todoist:

• Быстрое добавление — строка ввода вверху, задача создаётся одним нажатием. Можно писать и целой фразой («завтра до обеда заказать сыр у Ираклия») — система разберёт её в задачу со сроком и исполнителем и покажет превью перед сохранением.
• Задачи группируются по статусу: «Открыто», «В работе», «Готово».
• У каждой задачи — название, теги, приоритет, исполнитель и (опционально) срок выполнения; задачи вкладываются друг в друга подзадачами, ветки сворачиваются.
• К задаче можно приложить фото, надиктовать её голосом, привязать место на схеме зала (стол или номер) и написать письмо прямо из задачи: кнопка «Написать письмо» открывает композер почты окном поверх задачи, а отправленное письмо привязывается к ней само — уходить в раздел «Почта» не нужно. Когда поставщик ответит, задача перестанет числиться «ждущей».
• Отметка задачи как выполненной фиксирует, кто и когда её закрыл.

Канбан#

Второй вид — канбан-доска с тремя колонками (Открыто / В работе / Готово). Задачи переносятся между колонками перетаскиванием (drag-and-drop) — а на сенсорных экранах для этого же действия есть отдельные кнопки, чтобы не полагаться на точность тача.

Как выглядит доска#

В шапке доски есть шестерёнка «Вид страницы». Она собирает всё «как я смотрю» в одном месте и предлагает три готовых пресета:

• Простой — «Мой день», компактные строки, мета с карточек убрана, выполненные скрыты (для исполнителя: что делать и к какому сроку);
• Стандартный — список со всей информацией на карточке;
• Подробный — канбан со всей информацией (для управляющего).

Пресет можно донастроить: плотность строк, показывать ли на карточке исполнителя, теги, срок, фото, подзадачи и автора, скрывать ли выполненные.

Выбранный вид запоминается в вашем профиле и открывается одинаково на всех устройствах — планшет, компьютер и телефон показывают доску так, как вы её настроили.

«Мой день»#

Третий вид отвечает сотруднику на вопрос «что делать прямо сейчас»: секция «Сейчас» с не более чем тремя задачами наверху, «Далее», «Жду» (то, что заблокировано внешним фактором — например, ответом поставщика) и общий пул «Не назначено», откуда задачу можно взять себе.

Рядом с каждой задачей написана причина, почему она наверху: просрочена, срок сегодня, разблокирует другие задачи, высокий приоритет, пункт чек-листа. Порядок считается правилами, а не «мнением» модели, — его всегда можно объяснить.

Сотрудник видит в этом виде только свои задачи и общий пул; управляющий — картину по всей смене.

Теги, приоритет и срок#

Каждой задаче можно назначить:

• Теги — свои метки с произвольным названием и цветом (например, «Кухня», «Зал», «Закупка») для группировки и фильтрации.
• Приоритет — обычный или высокий, чтобы срочные задачи не терялись в общем списке.
• Срок выполнения (опционально) — дата, к которой задачу нужно закрыть.

Менеджер тегов позволяет создавать и переименовывать теги прямо на доске.

Доступ из кассы (POS)#

Доска задач встроена в рабочий процесс кассы:

• В меню Кассы (POS) есть отдельный пункт «Задачи смены» со счётчиком открытых задач — сотрудник сразу видит, сколько недоделок висит на локации.
• В модалке закрытия смены (см. Кассовая смена) можно быстро добавить задачу для следующей смены, не переключаясь между разделами.

Координатор смены: чек-листы, DoD и блокировки#

Поверх обычной доски работает координатор — набор правил, которые снимают с управляющего ручную раздачу рутины. Приоритеты и назначения считаются детерминированно, без «мнения» модели: порядок задач всегда объясним. ИИ помогает только на входе — разобрать написанную фразу в задачу, предложить разбивку на подзадачи или черновик чек-листа; всё это вы подтверждаете перед сохранением, и саму доску координатор не правит.

Шаблоны чек-листов#

Чек-лист («Открытие смены», «Закрытие бара», «Онбординг официанта») задаётся шаблоном: корневая задача плюс пункты. Повторяемость живёт на шаблоне, а не на задаче — каждый запуск создаёт свежий комплект задач, поэтому история и уже выполненное не путаются.

Исполнитель в шаблоне задаётся ролью, а не человеком. В момент разворачивания система сама выбирает, кому это досталось: активные сотрудники этой роли → кто сейчас с открытой кассовой сменой → наименее загруженный. Никого подходящего — задача остаётся ничьей.

Чек-листы разворачиваются автоматически по событиям:

Есть встроенный каталог типовых чек-листов (онбординг официанта, повара, кассира, общий офбординг) — кнопка добавляет болванку в ваш список, дальше это обычный шаблон: правится и выключается. Диалог «Чек-листы» доступен владельцу и менеджеру.

Условия закрытия (Definition of Done)#

У задачи можно потребовать, чтобы перед закрытием приложили фото, оставили комментарий или закрыли все подзадачи. Проверка стоит на сервере, поэтому перетаскиванием карточки в «Готово» её не обойти — система вернёт понятную ошибку. Закрыть задачу и приложить фото одним сохранением при этом можно.

Зависимости и блокировки#

• «Нельзя начать раньше» — задача может ждать другие задачи; на карточке видно, скольких она ждёт;
• Блокировка — отдельная пометка с причиной: ждём другую задачу, человека или внешнее событие. Это именно причина, а не четвёртая колонка канбана;
• закрытие задачи-блокера само снимает блокировку с тех, кто её ждал.

Оценка времени#

У задачи есть поле оценки в минутах — человеческая, а не расчётная: система её не выдумывает и не «уточняет» задним числом. Оценка видна бейджем на карточке и складывается в понимание, сколько труда стоит смена.

Все действия по задачам (создание, смена статуса и исполнителя, срок, оценка, блокировки, перемещения, разворачивание чек-листа) пишутся в журнал событий — фундамент будущих метрик.

Подсказки управляющему#

• Брифинг смены — что горит сегодня: просрочки, неназначенные срочные задачи, загрузка каждого сотрудника.
• Кому поручить — координатор предлагает до пяти кандидатов с объяснением («умеет, свободен, уже вёл соседнюю задачу») и не назначает никого сам: последнее слово за человеком, а применённое предложение можно откатить.
• Поиск по смыслу — «что там с холодильником» найдёт «Вызвать мастера по морозильной камере», даже если слова не совпали.
• Пуш-уведомления — о назначении срочной задачи, о снятой блокировке и о чек-листе, который горит к концу смены.

В кассе#

При открытии смены касса показывает уведомление о созданном чек-листе, а при закрытии — блок «Не закрыто из чек-листа» с кнопкой «Оставить на завтра».

Связанные разделы#

• Кассовая смена — открытие/закрытие смены, где также можно оставить задачу для следующей смены
• Панель зала — компактная доска задач прямо в кассе
• Прогноз спроса — план заготовок, который отправляется на доску одной кнопкой
• Сотрудники и смены — роли персонала и график смен
• Касса (POS) — рабочее место кассира, откуда доступна доска задач

Частые вопросы#

Доска задач — это то же самое, что заметки при закрытии смены?#

Нет, заметки при открытии/закрытии смены — отдельная короткая запись внутри кассовой смены. Доска задач — полноценный список с статусами, тегами, приоритетом и сроком, общий для всей локации, а не привязанный к одной смене.

Можно ли использовать доску без кассы?#

Да, раздел «Задачи» в админке работает независимо и доступен всем сотрудникам с доступом к локации, даже если POS не используется.

Кто видит задачи — вся сеть или только локация?#

Доска отдельная на каждую локацию — задачи не расшариваются между разными точками сети.

Задачи можно удалить?#

Да, любую задачу можно удалить с доски — как из списка, так и из канбана.