Зарплата в России: как начать небольшой компании

Путь в программе — пять шагов: компания → люди → месяц → выплата → отчёт. Ниже — что на каждом шаге программа определяет сама, что просит подтвердить и зачем ей эти данные. Значения непонятных слов — в статье «Слова российского раздела «Зарплата»»: рядом с каждым таким словом в программе стоит значок ⓘ.

Что нужно для запуска#

• Аккаунт на cenaly.ru: российский контур зарплаты работает там, данные российских работников хранятся в российском облаке.
• Доступ к разделу «Зарплата»: у владельца он есть, сотруднику его выдают отдельно. Утверждает выплаты по умолчанию владелец.
• Компания-работодатель со страной «Россия» и сотрудники с трудовыми договорами или договорами ГПХ.
• Под рукой: выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, уведомления налоговой и Соцфонда о постановке на учёт, документы сотрудников.

Что программа делает сама, а что просит подтвердить#

Неизвестное программа не превращает ни в ноль, ни в «право есть»: пустое поле показано как «не хватает», а льгота, которую нечем подтвердить, — как «не подтверждена», и расчёт предварительно идёт по обычным правилам.

1. Компания-работодатель#

«Зарплата» → «Настройки» → «Компании-работодатели». Добавьте компанию, укажите страну «Россия» и форму: организация или ИП. Отчётность сдаёт именно компания, поэтому формы и сроки берутся по стране компании, а не по стране точек.

• ИНН, КПП и ОГРН (у ИП — ОГРНИП, КПП нет) — в основной форме компании.
• «Реквизиты для налоговой и Соцфонда» у российской компании: ОКТМО, код налоговой, регистрационный номер в Соцфонде, основной ОКВЭД, кто подписывает отчёты, обособленные подразделения со своими КПП и ОКТМО. Реквизиты сохраняются с датой «Действуют с»: отчёт берёт те, что действовали в его периоде.
• Код налоговой — из перечня: начните вводить код или часть названия инспекции («7705», «Москва 5») и выберите строку списка — название инспекции для печати подставится само. Перечень налоговых органов ФНС обновляется автоматически, дата выпуска видна внизу списка. Если кода нет в перечне, под полем появится предупреждение: сверьте код с уведомлением о постановке на учёт — уведомление главнее перечня.
• Где взять: выписка из ЕГРЮЛ (у ИП — ЕГРИП), уведомление о постановке на учёт, уведомление Соцфонда о регистрации; ОКТМО — сервис налоговой «Определение реквизитов ИФНС» по адресу.

Если реквизита не хватает, отчёт подскажет, какого, и кнопка откроет окно правки прямо там.

Тариф взносов#

У российской компании в списке работодателей есть строка «Взносы: …» и кнопка «Как считаются взносы». В окне — итог: какой тариф применяется, как делится выплата (например, до 1,5 МРОТ и сверх), ставка на травматизм и почему так.

• Тариф программа выводит из фактов: основной ОКВЭД, запись в реестре малого и среднего бизнеса, доходы по видам деятельности. Реестр МСП программа сама не проверяет: вы отмечаете «да / нет / не знаю» и дату проверки.
• Пока чего-то не хватает, льгота не подтверждена и расчёт предварительно считает по обычному тарифу. Одно число сотрудников права на тариф не даёт.
• Новой компании (тариф раньше не отмечался и утверждённых месяцев с этой даты нет) подтверждённый тариф программа применяет сама, когда вы сохраняете сведения. В остальных случаях решение применяется только явно: «Посмотреть, что изменится» → «Применить с …». Утверждённые месяцы при этом не меняются.
• Травматизм — ставка из уведомления Соцфонда. Она зависит от вида деятельности, а не от размера компании; без ставки программа не подставляет «какую-нибудь».
• Редкое — в свёрнутом блоке «Для бухгалтера»: ручное решение с причиной, особый статус (ИТ, НКО, особые экономические зоны и другие льготы), коды для отчёта о взносах, история решений.

Какие налоги и взносы платит компания#

• НДФЛ — налог сотрудника. Компания удерживает его из каждой выплаты и перечисляет за сотрудника: в этом она налоговый агент.
• Страховые взносы (пенсионное, медицинское и социальное страхование) компания платит сверху, из своих денег — зарплату сотрудника они не уменьшают.
• Взносы на травматизм — отдельно, по ставке из уведомления Соцфонда.
• НДФЛ и страховые взносы платятся одним платежом (ЕНП) на единый налоговый счёт; чтобы налоговая распределила деньги, к срокам подаются уведомления об исчисленных суммах. Сроки показывает «Календарь сроков».

2. Люди#

Сотрудники заводятся в разделе «Сотрудники». Для российских отчётов в карточке есть блок «Данные для отчётов в налоговую и Соцфонд»:

• фамилия, имя и отчество по отдельности, дата рождения, пол;
• гражданство и код документа;
• ИНН сотрудника и СНИЛС — номера проверяются по контрольным числам.

Статус налогоплательщика (резидент или нет) и категория застрахованного по умолчанию определяются автоматически. Резидентство считается по дням в России (183 дня за 12 месяцев подряд), а не по гражданству. Редкие поля — в раскрытии «Для бухгалтера».

Для вычетов на детей и других вычетов, а также для дохода у прежнего работодателя в этом году — свои поля; уведомление налоговой о праве на вычет вносится с датой.

Для сведений в Соцфонд о приёме, переводе и увольнении нужны номер и дата приказа и код профессии (ОКЗ). Поля появляются в окне кадрового события; для уже записанного события в истории занятости есть кнопка «Приказ». У договора ГПХ — номер и даты.

Если начали не с января: начальные данные#

Налог и пороги считаются с начала года, поэтому программе нужны месяцы, посчитанные до перехода: «Зарплата» → «Настройки» → «Начальные данные». Месяцы для отчёта о взносах вводятся по месяцу начисления, для отчёта по НДФЛ — по дате выплаты. Пустое поле — это не ноль: отметьте «выплат не было», если их действительно не было. Есть импорт таблицей, в том числе из отчётов 1С.

3. Месяц#

«Расчёт за месяц» собирает часы, оклады и ставки, премии, больничные, отпускные и выплаты при увольнении в черновик. Программа предупреждает, если:

• зарплата за полную норму ниже минимальной по месту работы — см. «Минимальная зарплата»;
• правило расчёта ещё не подтверждено первоисточником — жёлтая отметка «уточните у бухгалтера» у затронутого начисления;
• не хватает данных для отчётов.

Предупреждение не мешает утвердить расчёт: оно говорит, что проверить.

Утвердить — не значит выплатить#

• «Утвердить расчёт» фиксирует суммы месяца. С этого момента от них считаются выплаты и отчёты. Деньги при этом никуда не уходят.
• Выплата записывается отдельно, с фактической датой. Исправить утверждённый месяц можно: прежние суммы и выплаты остаются в истории, при повторном утверждении учитывается разница.

4. Выплата#

Для НДФЛ датой дохода считается день фактической выплаты. Поэтому каждая выплата — аванс, зарплата, отпускные, расчёт при увольнении — отдельное событие со своей датой, удержанным налогом и сроком перечисления.

• Налог с выплат с 1-го по 22-е число перечисляется до 28-го числа того же месяца, с 23-го по последний день — до 5-го числа следующего; за 23–31 декабря — в последний рабочий день года. Срок, выпавший на выходной, переносится на рабочий день.
• Запланированная дата выплаты — только черновик с предупреждением: точный срок налога даёт фактическая дата.
• Аванс программа считает за отработанные рабочие дни с 1-го по 15-е: заведённые отпуск, больничный и неявки вычитаются, как в 1С:ЗУП. Неявку, которую ещё не завели, она не видит — заведите её до выплаты. Если отсутствие завели уже после аванса и аванс оказался больше заработка месяца, в «Требует внимания» появится пункт о переплате: сама программа ничего не удерживает, вернуть разницу можно приказом об удержании не позже месяца, если сотрудник не против, и не больше 20 % выплаты (ТК РФ ст. 137–138).
• Программа не переводит деньги в банк. Список выплат для банка — это список, а не перевод.

5. Отчёт#

«Зарплата» → «Государство» → «Отчёты»: блок «Что сдать» показывает отчёты месяца или квартала со сроками и статусом. Сформируйте форму, проверьте замечания, скачайте файл и отправьте его через оператора ЭДО или личный кабинет. Подробно — в статье «Пять отчётов по зарплате».

Для бухгалтера#

Короткий путь закрывает обычный случай. Всё редкое — ручной тариф, особый статус, нестандартные категории и коды, исключения из регионального соглашения — лежит в свёрнутых блоках «Для бухгалтера». Свёрнутое не стирается; если там есть то, что меняет расчёт, блок раскрывается сам и говорит почему.

Ограничения#

• Программа не отправляет отчёты в налоговую и Соцфонд и не подписывает их электронной подписью.
• Не проверяет за вас реестр малого и среднего бизнеса и не определяет субъект РФ по адресу без вашего подтверждения.
• Не доплачивает до минимальной зарплаты сама: она предупреждает, решение — за вами.
• Не меняет утверждённые месяцы задним числом: изменения идут разницей в текущем периоде или уточнённой формой.
• Не переводит деньги в банк.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Нужно ли знать коды тарифа и категории застрахованных? Нет. Программа выводит их из сведений о компании и сотруднике; коды видны бухгалтеру в раскрытии «Для бухгалтера».

Можно ли выдать зарплату раньше, чем утвердить расчёт? Выплату записывайте после утверждения: сначала фиксируются суммы, потом отмечаются деньги. Аванс записывается своей выплатой.

Сотрудник — гражданин другой страны. Это меняет НДФЛ? Ставку НДФЛ определяет налоговое резидентство (дни в России), а не гражданство; для некоторых категорий иностранцев есть особые правила — они в карточке сотрудника и в статье слов.

Связанные разделы#

• Слова российского раздела «Зарплата» — значение каждого термина
• Пять отчётов по зарплате — что, когда и как сдать
• Минимальная зарплата: федеральная и региональная
• Сотрудники и смены