Пять отчётов по зарплате в России: что, когда и как сдать
Компания с наёмными сотрудниками в России сдаёт по зарплате пять видов отчётов. В программе они собраны на одном экране: «Зарплата» → «Государство» → «Отчёты». Экран виден компаниям-работодателям из России — по стране компании, а не по языку интерфейса.
Что нужно для запуска#
- Утверждённые расчёты месяцев периода и записанные выплаты с фактическими датами.
- Реквизиты компании: ИНН, КПП, ОКТМО, код налоговой, регистрационный номер в Соцфонде, подписант. Подробно — «Как начать».
- Данные сотрудников для отчётов: ФИО по частям, гражданство, документ, ИНН, СНИЛС; для сведений в Соцфонд — номера и даты приказов.
- Электронная подпись руководителя или представителя и способ отправки: оператор ЭДО или личный кабинет налогоплательщика и Соцфонда.
Какие отчёты и когда#
| В программе | Официально | Куда | Период | Срок |
|---|---|---|---|---|
| Уведомление об исчисленных налогах | Уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов (КНД 1110355) | налоговая | по выплатам и месяцам | НДФЛ с выплат 1–22 числа — до 25-го, с 23-го до конца месяца — до 3-го следующего; взносы — до 25-го следующего месяца |
| Сведения о выплатах сотрудникам | Персонифицированные сведения о физических лицах | налоговая | месяц | до 25-го следующего месяца |
| Отчёт о взносах в налоговую | РСВ — расчёт по страховым взносам | налоговая | квартал, год | до 25-го месяца после квартала, за год — до 25 января |
| Отчёт по НДФЛ сотрудников | 6-НДФЛ | налоговая | квартал, год | до 25-го месяца после квартала, за год — до 25 февраля |
| Сведения о работниках в Соцфонд | ЕФС-1 | Соцфонд | по событию, квартал, год | приём и увольнение — на следующий рабочий день после приказа; травматизм — до 25-го месяца после квартала; стаж — за год |
Срок, выпавший на выходной или праздник, переносится на ближайший рабочий день по производственному календарю. Экран показывает уже перенесённую дату. Точные сроки по вашей компании — в блоке «Что сдать» и в «Календаре сроков».
Уведомление об исчисленных налогах#
Налог и взносы платятся одним платежом на единый налоговый счёт. Уведомление говорит налоговой, сколько из этих денег — НДФЛ и взносы и за какой период. Строки НДФЛ строятся по датам фактических выплат: выплаты с 1-го по 22-е число и с 23-го до конца месяца — разные строки и разные сроки.
Если одно уведомление заявляет суммы сразу на несколько месяцев, отметьте в строке плана, по какой месяц подано вперёд: следующие месяцы станут «не требуется».
Сведения о выплатах сотрудникам#
Ежемесячный список работников с суммами выплат за месяц. Нужны ФИО, ИНН и СНИЛС каждого человека. Программа сверяет их с отчётом о взносах, когда тот сформирован.
Отчёт о взносах (РСВ)#
Квартальный отчёт о начисленных страховых взносах — по компании и по каждому застрахованному. Коды тарифа и категории программа берёт из сведений о компании и людях; доходы, от которых зависит тариф малого бизнеса, вводятся в «Настройках РСВ». Если зарплату у нас начали считать не с января, нужны начальные данные по месяцам до перехода.
Отчёт по НДФЛ сотрудников (6-НДФЛ)#
Квартальный отчёт налогового агента: сколько дохода выплачено, сколько налога удержано и когда его надо было перечислить. Годовой отчёт дополняется справками о доходах на каждого сотрудника. Если у компании есть обособленные подразделения, отчёт сдаётся по каждой паре КПП и ОКТМО: выберите подразделение над списком.
Сведения о работниках в Соцфонд (ЕФС-1)#
Одна форма с разными частями: кадровые события (приём, перевод, увольнение, договоры ГПХ) — по событию; взносы на травматизм — раз в квартал; страховой стаж — раз в год. Для кадровых событий нужны номер и дата приказа и код профессии; строки ЕФС-1 видны и в блоке «Уведомления государству» раздела «Сотрудники».
Статусы: материалы, готов к сдаче, сдано#
| Статус | Что значит |
|---|---|
| Материалы для бухгалтера | Файл собран, но доказать его готовность программа не может. Причина написана рядом: есть ошибки, не всё удалось проверить, проверка устарела или файл не проверялся. Бухгалтер проверяет и решает сам |
| Готов к сдаче | Этот самый файл прошёл схему налоговой или Соцфонда, правила формата и все применимые контрольные соотношения. Если вы изменили расчёт, реквизиты или данные людей, проверка устаревает и статус снимается |
| Отправка отмечена | Вы отметили, что отправили файл. Обязанность этим не закрывается |
| Сдано | К отправленному файлу приложена квитанция о приёме из личного кабинета или от оператора ЭДО (PDF, XML или изображение до 4 МБ) |
«Готов к сдаче» получают не все формы: для части отчётов опубликованы не все проверки, и такие файлы честно остаются материалами для бухгалтера — экран пишет почему. Метка «Готов к сдаче» не означает, что отчёт принят: принят он, когда пришла квитанция о приёме. Если вместо неё пришёл отказ или протокол ошибок, отчёт не сдан — исправьте данные и сформируйте файл заново.
Как сдать#
- В блоке «Что сдать» нажмите «Сформировать» у нужного отчёта.
- Откройте форму: посмотрите «Проверки формы» и «Сверку с другими формами».
- Скачайте XML. Файл выдаётся в кодировке и с именем по правилу формата — не переименовывайте его, иначе приём откажет.
- Подпишите и отправьте файл через оператора ЭДО или в личном кабинете.
- В строке отчёта отметьте отправку, затем приложите квитанцию о приёме — строка станет «Сдано».
Ошибки и уточнения#
Если после отправки расчёт изменился, у версии формы появится «Нужно уточнение». Кнопка «Уточнение» подготовит уточнённую форму с номером корректировки; прежняя версия остаётся в истории. Выплаты при этом не переписываются: разницу НДФЛ программа учтёт при следующей выплате.
Ограничения#
- Нет прямой отправки в налоговую и Соцфонд и подписи электронной подписью — это оператор ЭДО или личный кабинет.
- Статус «Сдано» ставится только по квитанции; без неё отметка видна, но обязанность не закрыта.
- Проверки, которые зависят от данных вне программы (например, от того, что уже числится на вашем налоговом счёте), программа не выполняет и так и пишет.
Устранение неполадок#
| Что видно | Что сделать |
|---|---|
| «Сформировать» не даёт собрать форму | Не хватает реквизитов: «Заполнить» откроет окно правки прямо здесь |
| «Нет расчёта за месяцы…» | Утвердите эти месяцы или введите начальные данные по месяцам |
| «Точки с одной парой КПП и ОКТМО» | Соберите такие точки в одно подразделение или дайте каждой свою пару реквизитов |
| Статус сменился на «проверка устарела» | После проверки изменились данные; нажмите «Проверить заново» |
Частые вопросы#
Можно ли отправить отчёт со статусом «Материалы для бухгалтера»? Да, если бухгалтер его проверил: статус говорит только о том, что программа не смогла доказать готовность сама.
Где справка о доходах для сотрудника? Работодатель скачивает её в карточке сотрудника, сотрудник — сам в своём расчётном листке.