Свободные телефоны: настроить один раз, привязывать к кому угодно

Настольный телефон в Cenaly настраивается на место. Вы один раз подключаете «Стол 3» или «Ресепшен», а потом привязываете его к сотруднику: в админке или прямо с телефона, набрав свой добавочный. Сотрудник сменился, пересел или уволился — в телефоне ничего менять не нужно.

Как это работает#

• У каждого телефона своя учётка: сервер, логин и пароль. Они не меняются, когда телефон переходит от одного сотрудника к другому. Поэтому телефон не нужно перенастраивать при смене владельца.
• Пока телефон ни к кому не привязан, он свободен. С него можно позвонить коллегам и в экстренные службы, а в город — с номера заведения и по его правилам исходящих звонков. У коллеги на экране и в журнале звонков такой звонок подписан «Стол 3 (свободен)». Позвонить на свободный телефон нельзя: своего номера у него нет.
• Телефону можно задать домашний добавочный — общую линию без сотрудника, например «Ресепшен, 100». Тогда свободный телефон звонит и принимает звонки как эта линия, а привязанный — как сотрудник.
• Привязанный телефон звонит и принимает звонки как добавочный сотрудника. Следующий звонок после привязки уже идёт «от сотрудника». Идущий разговор привязка не прерывает. Перерегистрировать телефон не нужно.
• Телефоны Yealink, Grandstream, Fanvil и Snom с автонастройкой по MAC сразу меняют подпись на экране: «Стол 3 · 105 Иван Петров» или «Стол 3 · свободен». Перезагружать телефон не нужно, а посреди разговора подпись не меняется.

Скриншот: админка Cenaly, «Телефония» → «Аппараты».

Добавить свободный телефон#

1. Откройте «Телефония» → «Аппараты» и нажмите «Добавить аппарат».
2. В поле «Где стоит» напишите, где находится телефон: «Стол 3», «Ресепшен», «Склад».
3. В поле «Как настраиваем» выберите один из вариантов:
   • «Автоматически по MAC» — для Yealink, Grandstream, Fanvil и Snom. MAC-адрес напечатан на наклейке на обороте телефона. Адрес автонастройки указан в начале раздела «Аппараты». Впишите его в телефон или раздайте опцией 66 DHCP с роутера — тогда телефон сам заберёт настройки;
   • «Вручную — покажем логин и пароль» — для любой другой марки. Админка один раз покажет сервер, логин, пароль, транспорт и порт. Их можно скопировать кнопкой «Копировать всё» или распечатать. Куда вписывать эти поля на вашей модели, рассказывают статьи раздела «Настройка SIP-телефонов».
4. В поле «Кому» оставьте «Пока никому — свободный аппарат». Можно сразу выбрать сотрудника — тогда телефон добавится уже привязанным.

Телефон появится в блоке «Свободные». Зелёная точка у строки значит, что он на связи. Проверьте звук эхо-тестом: снимите трубку и наберите *43 — АТС повторит то, что вы скажете.

Телефон уже запрашивал настройки по адресу автонастройки, но ещё не добавлен? Он в блоке «Постучались». Нажмите «Добавить свободным».

Привязать телефон в админке#

• В разделе «Аппараты». У строки телефона нажмите «Привязать» и найдите сотрудника по имени, должности или добавочному. Привязка происходит сразу. Внизу появится сообщение «Стол 3 → Иван Петров · 105» с кнопкой «Отменить». Если у сотрудника ещё нет добавочного, в списке будет «нет добавочного · выдать и привязать». Админка выдаст ему номер и привяжет телефон одним действием. «Отвязать» тоже срабатывает сразу, и его тоже можно отменить.
• В карточке сотрудника: «Доступ» → «Телефония» → «Настольные телефоны» → «＋ Привязать телефон», затем выберите один из свободных телефонов.
• В окне телефона. Нажмите на телефон в списке, вкладка «Привязка». Здесь же задают домашний добавочный, разрешают или запрещают привязку звонком и включают автоосвобождение. Во вкладке «Журнал» видно, кто, когда и как привязывал телефон.

К общей линии без сотрудника («Ресепшен 100», «Кухня») телефон можно привязать только в админке. Звонком такая привязка не делается.

Скриншот: админка Cenaly, окно телефона, вкладка «Привязка».

Привязать телефон с самого телефона#

1. Снимите трубку свободного телефона и наберите свой добавочный, например 105.
2. Телефон скажет: «Привязать этот телефон к Ивану Петрову, добавочный 105? Нажмите решётку. Чтобы просто позвонить — подождите». Если у вашего добавочного задан PIN, телефон попросит: «Введите PIN и решётку».
3. Нажмите # (или введите PIN и #). Вы услышите «Телефон привязан. Иван Петров, добавочный 105». Ваши звонки теперь приходят на этот телефон.

Если ничего не нажать за 4 секунды, пойдёт обычный звонок на 105. Поэтому со свободного телефона по-прежнему можно звонить коллегам. Время ожидания владелец меняет в настройках: от 2 до 8 секунд.

Привязка не сработала — телефон назовёт причину: «Неверный PIN», «Слишком много попыток», «Этот добавочный нельзя привязать с телефона», «Для этого добавочного не задан PIN». Фраза «Не удалось привязать телефон» значит, что АТС не дождалась ответа облака. В этом случае телефон остаётся там, где был.

После привязки звонком сотрудник получает уведомление: «Стол 3 привязан к вашему добавочному 105 в 14:02. Не вы?» Если это был не он, он может отвязать телефон кнопкой в уведомлении или в приложении Cenaly Phone: «Настройки» → «Мои телефоны».

Где выключить привязку звонком: «Телефония» → «Офис» → «Привязка телефонов звонком». Там же:

• режим: «Выключена» (привязка только в админке), «Без PIN» (по умолчанию: PIN спрашивается только у добавочных, где он задан) или «Только по PIN» (без PIN привязать нельзя никому);
• «Предлагать привязку при наборе добавочного» — если снять галку, работает только код *11;
• «Ждать решения» — сколько секунд телефон ждёт #, прежде чем начать обычный звонок;
• «Добавочные без привязки звонком» — например, директор или бухгалтерия: к ним телефон привязывают только в админке.

Отдельный телефон, например в общем зале, можно закрыть для привязки звонком: окно телефона → «Привязка» → «Разрешить привязку звонком с этого аппарата».

Скриншот: админка Cenaly, «Телефония» → «Офис».

Коды на любом настольном телефоне#

Коды *10, *11 и *12 работают только на настольных телефонах из раздела «Аппараты». В приложении Cenaly Phone и в браузере телефон ответит «Эта команда работает только на настольном телефоне»: они всегда привязаны к своему сотруднику. Список кодов с отметкой, какие из них включены, есть в «Телефония» → «Офис».

Чтобы коды не забывались, распечатайте наклейку: окно телефона → «Обзор» → «Распечатать наклейку». На ней место телефона крупно, как привязать телефон к себе, коды *10, *11, *12 и экстренные номера страны. PIN на наклейку не попадает.

Скриншот: админка Cenaly, «Телефония» → «Офис», справочник кодов.

PIN для привязки и защита от подбора#

По умолчанию PIN не нужен — достаточно решётки. Но тогда любой, кто подошёл к свободному телефону, может набрать ваш добавочный и забрать ваши звонки. Поэтому лучше задать PIN. Пока у кого-то из сотрудников его нет, в «Офисе» и в разделе «Аппараты» висит жёлтая плашка «Лучше задать PIN». Кнопка «Задать PIN» на плашке раскрывает список всех добавочных.

• PIN — от 4 до 8 цифр. Точную длину задаёт владелец.
• Сотрудник задаёт PIN сам в Cenaly Phone: «Настройки» → «Мои телефоны».
• Администратор задаёт PIN в карточке сотрудника: «Доступ» → «Телефония» → «PIN для привязки с телефона». Можно «Задать» свой, «Сгенерировать» (PIN показывается один раз крупно, рядом кнопка «Распечатать памятку») или «Сбросить».
• PIN хранится только в виде хэша. Его не видно ни в админке, ни в журналах, и сама АТС его не знает: PIN проверяет облако.

Защита от подбора. После 5 неверных PIN подряд с одного телефона привязка с него закрывается на 15 минут. После 20 неверных PIN за час на точке привязка звонком закрывается на всей точке на час. Владелец получает уведомление и видит сигнал в «Требует решения». Снять блокировку раньше можно кнопкой «Снять блокировку» в окне телефона, в разделе «Аппараты» или в «Требует решения». Все попытки, включая неудачные, видны во вкладке «Журнал» окна телефона.

Общие столы: автоосвобождение#

Для «горячих столов» включите у телефона автоосвобождение: окно телефона → «Привязка» → «Автоосвобождение».

• «Каждый день в 04:00» (время выбираете вы) — по часовому поясу точки.
• «По концу смены сотрудника» — через 15 минут после конца его смены по графику. Если смену продлили или следующая начинается сразу после неё, телефон подождёт. Посреди смены телефон не освобождается никогда.

Утром телефон снова свободен, и первый, кто сел за стол, привязывает его своим добавочным. Идущий разговор автоосвобождение не прерывает.

Увольнение и отзыв добавочного#

Когда сотрудника увольняют, приостанавливают ему доступ или отзывают его добавочный, его телефоны возвращаются в свободные: к домашнему добавочному, если он задан, иначе в общий список. Учётка остаётся прежней, и телефон сразу готов для следующего человека. Окно увольнения заранее предупреждает: «Телефонов вернётся в свободные: 2».

Ограничения#

• Свободные телефоны и привязка с телефона работают на выделенной АТС точки после её обновления до версии с этой функцией. Пока АТС не обновлена, над блоком «Свободные» раздела «Аппараты» висит плашка «Режим свободных аппаратов заработает после обновления АТС» с кнопкой обновления, окно свободного телефона пишет «Свободные аппараты не регистрируются, пока АТС не обновлена», а в справочнике кодов стоит «после обновления АТС». Привязанные телефоны работают на любой версии.
• На свободный телефон не дозвониться, если у него нет домашнего добавочного. В город он звонит с номера заведения.
• Привязка с телефона работает только на настольных телефонах из раздела «Аппараты». Приложение Cenaly Phone и телефон в браузере всегда привязаны к своему сотруднику.
• Имя сотрудника телефон произносит на русском, английском, грузинском и турецком. Для точки на другом языке фраза звучит без имени: «…к этому добавочному?».
• Если облако не ответило за 3 секунды, привязка не происходит, и телефон остаётся там, где был. Без облака перенести чужие звонки нельзя — так задумано.

Частые вопросы#

Нужно ли перенастраивать телефон, когда приходит новый сотрудник?#

Нет. Учётка принадлежит телефону. Привяжите его к новому сотруднику в админке или пусть сотрудник наберёт свой добавочный с этого телефона.

Можно ли позвонить на свободный телефон?#

Только если у него задан домашний добавочный, например общая линия «Ресепшен 100». Тогда звонки этой линии приходят и на него. У свободного телефона без домашнего добавочного своего номера нет.

Коллега набрал мой добавочный со свободного телефона, чтобы просто позвонить. Телефон не привяжется к нему?#

Нет. Телефон предложит привязку, но, если коллега не нажмёт # и не введёт PIN, через 4 секунды начнётся обычный звонок на ваш добавочный. Если у вас задан PIN, без него телефон к вам не привяжется.

Кто-то привязал телефон к моему добавочному. Как узнать и отвязать?#

После каждой привязки звонком вы получаете уведомление «Стол 3 привязан к вашему добавочному 105 в 14:02. Не вы?» с кнопкой «Отвязать». Список телефонов на вашем добавочном есть в Cenaly Phone: «Настройки» → «Мои телефоны». Владелец видит каждую привязку во вкладке «Журнал» окна телефона.

Телефон говорит «Привязка с телефона выключена». Что делать?#

Привязку звонком выключил владелец: для всей точки («Офис» → «Привязка телефонов звонком» → «Выключена»), для этого телефона или для вашего добавочного. Попросите администратора привязать телефон в админке или включить привязку.

Свободный телефон не регистрируется, хотя логин и пароль верные#

Проверьте плашку над блоком «Свободные». Если там написано «Режим свободных аппаратов заработает после обновления АТС», обновите АТС кнопкой в той же плашке. Если плашки нет, разберите регистрацию по шагам на странице «Телефон не регистрируется».

Связанные разделы#

• Обзор: подключение телефона к АТС — реквизиты, сеть, сброс к заводским, список марок.
• Софтфоны: телефон на компьютере и в смартфоне.
• Разные звонки: мелодия группы, перевода, коллеги — своя мелодия конкретного телефона.
• Диагностика по симптомам.

Источники#

• Описание функций АТС Cenaly: docs/functionality/admin-telephony.md, разделы «Аппараты: свободные и привязанные», «Привязка набором на АТС», «PIN, политика привязки звонком и блокировки».
• Автонастройка и толчок check-sync у Yealink и Grandstream: docs/phone-knowledge/desk/yealink-t3x-t4x-t5x.md, docs/phone-knowledge/desk/grandstream-grp-gxp.md.